Hervormde Gemeente Sebaldeburen
Provincialeweg 44

Privacyverklaring

van de Hervormde Gemeente te Sebaldeburen

van de Protestantse Kerk in Nederland

Datum: April 2020

Versie: 1

 

I.             ALGEMEEN

 

Over deze privacyverklaring

Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

 

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten

De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

 

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.

 

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

 

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij:

de kerkenraad

 

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

de voorganger van de gemeente of de scriba van   de kerkenraad

(zie website   www.hervormdsebaldburen.nl)

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

 

  1. Het recht      op dataportabiliteit.
         Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van      toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal      gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een      andere partij.
  2. Het recht      op vergetelheid.
         Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk      en de kerkelijke gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te      worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de      kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op      inzage.
         Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te      zien.
  4. Recht op      rectificatie en aanvulling.
         Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen.      Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet      kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de      kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht      op beperking van de verwerking:
         Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  6. Het recht      om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  7. Het recht      om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de kerkelijke gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.

De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.




 

  1. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

 

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

 

Algemene Organisatie



Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding   geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers   die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat   ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden   verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt.   Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun   mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst   met verkiesbare personen.

In het kader van de verkiezingen van ambtsdragers:

 

- naam en voornamen c.q. voorletters;

- adres en woonplaats  

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten,

en:

op basis van het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke   structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie



Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke   gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
    •    
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en        datum van vestiging op het woonadres;
    •    
  • geboortedatum en -plaats;
    •    
  • geslacht;
    •    
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van        ingang van de huidige burgerlijke staat;

alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

  • doop,        met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam        van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie,        waarbinnen de doop werd bediend;
    •    
  • belijdenis        van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de        kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar        belijdenis van het geloof werd gedaan;
    •    
  • kerkelijke        inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de        kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft        plaatsgevonden;
    •    
  • kerkelijke        zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum        alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de        zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van        de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
    •    
  • datum        van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap,        met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
    •    
  • gegevens        in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
    •    
  • datum        van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met        vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
    •    
  • datum        van overlijden,
    •    
  • datum        van vertrek naar het buitenland,
    •    
  • datum        van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
    •    
  • datum        van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
    •    
  • datum        waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt        verbroken te zijn;
    •    
  • datum        van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in        ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
  • de aard van de verbondenheid met de        gemeente, onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene        behoort.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten,

en/of:

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

 

  1. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

 

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

 

Wel

Niet

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag


 

x

Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden   van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact   onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de   activiteiten van de gemeente.

De nieuwsbrieven worden:

 

maandelijks verstuurd

- naam en voornamen c.q.

 voorletters;

- geslacht

- woonadres

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten,

haar gerechtvaardigd belang,

en;

de uitvoering van de overeenkomst.

 

x

Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke personen vermeld.

- naam en voornamen c.q.   

  voorletters;

- verblijfs- of woonadres

- gegevens   van de ziekte en

 gezondheid mits 

 toestemming van betrokkene

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de   gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.


 

 

x

 

 

 

Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle   gemeenteleden is opgenomen.

Er wordt in 2020 een gemeentegids uitgegeven.

- naam en voornamen c.q. voorletters;

-   straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats

-   geboortedatum

-   geslacht;

-   e-mailadres

- telefoonnummer

Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in   een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

 

 x

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van   de gemeente genoemd.

De kerkdienst:

- is publiekelijk te volgen via

 internet of kerkradio

- is in de -algemeen toegankelijke- kerk te volgen.

- de naam en voornamen

- geslacht

- woon- / verblijfsadres

-  gegevens rondom ziekte en

   gezondheid mits

   toestemming van de

   betrokkene:

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te   kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

 

 x

Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd

- zonder beeld

- bij bijzondere diensten (rouw-, trouw-,   doop-, en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken   gemaakt over het ten gehore brengen van namen en adressen en de verwerking   van die registratie

Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de   geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in   voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten   mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar   gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

 

 

x

Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn   kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer,   telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen   over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.

- ip-adres

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen   op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.


x

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk.

- foto

- onderschrift met naam

- onderschrift met kerkelijk

 Ambt

- geslacht

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als   toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.


 

x

Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk.

☐ op een openbare pagina

☐ op een ledenpagina

☐ foto

☐ onderschrift met naam

☐ anders

De kerk verwerkt foto’ s van   bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De   gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare   personen om deze op de website te plaatsen.

 

x

 

Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk.

- op een openbare pagina

 

- e-mailadres

- adres

- naam

- geslacht

- kerkelijk ambt

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde   activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als   toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

 

x

Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële   bijdrage of toezegging

Gemeenteleden worden

1 maal per jaar aangeschreven

 

- naam en voornamen c.q. voorletters;

-  straatnaam, huisnummer,   postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;

- geslacht;

- e-mailadres

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op   basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd   belang om een financiële bijdrage.

 

x

Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.

Hulpaanvragen komen binnen via een:

Schriftelijk verzoek daartoe.

In de administratie worden opgenomen:

- naam en voornamen c.q.

 voorletters;

- geslacht

- straatnaam, huisnummer, postcode,   woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;

- geboortedatum en -plaats;

- e-mailadres

- telefoonnummer

- financiële gegevens

- nadere afspraken over de

  Hulp

De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de   hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar   gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot   hulpverlening deze gegevens.

 

x

Via de website van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via een   contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van   toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens.

De gegevens die worden verzameld via   het formulier:

☐ worden na afsluiting van de   vraag/het contact verwijderd

☐ worden na een jaar verwijderd

☐ worden geanonimiseerd bewaard

☐ anders:

In het contact-formulier moeten   mensen ten minste invullen:

☐ naam en voornamen c.q. voorletters;   

☐ e-mailadres

☐ telefoonnummer

☐ anders:

De gemeente en de diaconie willen toegankelijk   zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van   verkregen toestemming  deze gegevens.

 

x

De gemeente of de diaconie gebruikt camera’s om te filmen wat er gebeurd.

 

Mensen worden op het camera-toezicht   gewezen door:

☐ bordjes

☐ anders:

☐ n.v.t.

 

De camera's zijn:

☐ altijd ingeschakeld

☐ als er geen activiteiten in de   gebouwen zijn

☐ anders:

 

De beelden worden:

☐ 3 dagen bewaard

☐ een maand bewaard

☐ anders:

 

Het cameratoezicht wordt:

☐ door de gemeente uitgevoerd

☐ door een bedrijf (naam bedrijf)   uitgevoerd

☐ anders:

Mensen en kentekens kunnen op de   beelden herkenbaar verschijnen.

De gemeente of diaconie heeft een   gerechtvaardigd belang om haar gebouwen en mensen te beveiligen door   cameratoezicht.

 

 

  1. BEWAARTERMIJNEN

 

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

Bij overlijden tijdens lidmaatschap blijven de gegevens bewaard in het historisch archief.

 

 

  1. DOORGIFTE      AAN ANDEREN

 

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

  • Administratiekantoren
  • Bedrijven      voor de verzorging van post en/of e-mails
  • Internetdiensten      (zoals cloud-opslag)

 

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

 

 

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige

                omgang met persoonsgegevens.

 

Wel

Niet

maatregel


x

De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming   aangewezen.


x

De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het   privacy-statement)

  2-jaarlijks

x

Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen   een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het   privacy-statement, ten minste

- bij intreding in de positie/functie/het

  ambt

- verwijzing naar de website van de

 gemeente

x

De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van   de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door

- eenmalige vermelding in het kerkblad   “Teken van Leven”

  over beschikbaarheid van het   privacy document op de

  website en in de pastorie.

  Datum: juli 2020.                              )

- de website (inclusief eventueel intranet   of app)

x

 

De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het   privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door   

 Vermelding van het privacy   document op de website

x

 

Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken   plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.


 

x

Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee   men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk dat deze:

☐ maandelijks worden gewijzigd

☐ elk half jaar worden gewijzigd

☐   jaarlijks worden gewijzigd

☐   anders:

 

x

De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast)   door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.